Toiminimen kirjanpito – näin hoidat sen sujuvasti ja edullisesti

Kuva: Jakub Żerdzicki / Unsplash

Toiminimen kirjanpito herättää monessa yrittäjässä epävarmuuden tunnetta. Onko oma osaaminen riittävää? Mitä laki oikeasti vaatii? Voiko sen hoitaa edullisesti ilman, että menee metsään?

Vastaus on useimmiten kyllä – kun tietää säännöt ja valitsee oikean työkalun. Tässä artikkelissa käymme läpi sen, mitä sinun täytyy tietää kirjanpidosta toiminimellä.

Mitä kirjanpitolaki vaatii toiminimeltä?

Kirjanpitovelvollisuus ei odota ensimmäistä laskua tai rekisteröintipäätöstä. Kirjanpitovelvollisuus syntyy välittömästi, kun liikkeen tai ammatin harjoittamiseen on ryhdytty. Tämä tarkoittaa, että jokainen tehtävä ja jokainen kulu on kirjattava alusta asti.

Toiminimen kirjanpito on jokaisen elinkeinonharjoittajan lakisääteinen velvollisuus, riippumatta siitä, harjoitatko toimintaa pää- vai sivutoimisesti. Vastuu kirjanpidon oikeellisuudesta on aina yrittäjällä itsellään, vaikka työn ulkoistaisi tilitoimistolle.

Tilikauden tositteet ja muu liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto pitää säilyttää vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Pidä siis kuitit ja laskut tallessa – myös digitaalisessa muodossa.

Tämä kannattaa lukea, jos...

• Olet juuri perustanut tai suunnitelet toiminimen perustamista
• Et ole varma, riittääkö yksinkertaisempi kirjanpitomalli sinulle
• Haluat tietää, mitkä virheet maksavat eniten
• Harkitset kirjanpidon ulkoistamista mutta mietit hintaa

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito?

Toiminimiyrittäjällä on lain mukaan mahdollisuus valita kahdesta menetelmästä. Valinta ei ole makuasia – se perustuu yrityksen kokoon.

Yhdenkertainen kirjanpito on kevennetty malli, jossa seurataan tuloja, menoja, korkoja ja veroja ilman debet–kredit-kirjaustekniikkaa. Se on kirjanpitomenetelmä, jota voi käyttää tietyissä tilanteissa liikkeen- tai ammatinharjoittaja eli käytännössä toiminimiyrittäjä. Se on kevyempi vaihtoehto kuin kahdenkertainen kirjanpito, koska liiketapahtumia ei kirjata kahdelle puolelle debet- ja kredit-merkintöinä, vaan kirjanpidossa seurataan yritystoiminnan tuloja, menoja, korkoja ja veroja.

Toiminimelle kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen, jos kahtena peräkkäisenä tilikautena ylittyy vähintään yksi seuraavista: liikevaihto 200 000 €, tase 100 000 € tai henkilöstö yli 3.

Käytännössä suurin osa yksinyrittäjistä ja pienten toiminimien pyörittäjistä mahtuu yhdenkertaisen kirjanpidon piiriin. Yhdenkertainen kirjanpito soveltuu mainiosti pienimuotoiseen tai hyvin samankaltaisena toistuvaan liiketoimintaan, jossa liiketapahtumat koostuvat pääasiassa tuloista ja menoista. Varsin monen toiminimiyrittäjän liiketoiminta täyttää nämä kriteerit.

Jos toiminta kasvaa, on järkevää vaihtaa kahdenkertaiseen jo ennen rajojen rikkoutumista, jos toiminta on kasvussa.

Sähköinen kirjanpito säästää aikaa ja rahaa

Kuva: Jakub Żerdzicki / Unsplash

Paperi-kuittilaatikko on historiaa. Nykyaikaiset sähköiset kirjanpito-ohjelmistot automatisoivat suuren osan rutiinityöstä. Kirjanpito-ohjelmistot voivat merkittävästi vähentää virheiden määrää automatisoimalla monia kirjanpidon prosesseja. Ne tarjoavat reaaliaikaista tietoa ja varmistavat, että kaikki tiedot ovat ajan tasalla.

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä sitä, että tositteet kuvataan älypuhelimella heti tapahtuman yhteydessä, alv-laskelmat syntyvät automaattisesti ja tilitoimisto näkee aineiston reaaliajassa. Tulos: vähemmän manuaalista työtä, vähemmän virheitä ja nopeampi reagointi.

Paikallinen yhteistyö tilitoimiston kanssa tuo lisäarvoa etenkin Varsinais-Suomen pk-yrityksille, joissa liiketoiminnan erityispiirteet – kuten kausiluonteisuus tai vientikauppa – vaativat tulkintaa pelkän kirjaamisen sijaan.

Näin teet sen käytännössä:

1. Avaa erillinen yritystili heti toiminimen perustamisen yhteydessä. Yksityisten ja yrityksen menojen sekoittaminen on yksi yleisimmistä sudenkuopista.

2. Valitse kirjanpito-ohjelmisto tai tilitoimisto toiminnan laajuuden mukaan. Pienimuotoiseen toimintaan riittää usein kevyt pilviolelmisto; kasvaessa ulkoistaminen kannattaa.

3. Kuvaa jokainen tosite heti – sähköpostilasku, kuitti tai muu dokumentti. Älä luota muistiin.

4. Merkitse alv-ilmoitusten määräpäivät kalenteriin. ALV-virheitä voi välttää seuraamalla ALV:n määrää säännöllisesti, tarkistamalla oman verokauden, pitämällä ilmoituspäivät kalenterissa ja käyttämällä kirjanpito-ohjelmaa, joka laskee ALV:n automaattisesti.

5. Pidä kirjanpito ajan tasalla kuukausittain – älä kasaa koko vuotta kerralla.

Toiminimen yleisimmät virheet kirjanpidossa

Virheet eivät yleensä synny pahansuopuudesta vaan kiireestä ja epäselvistä prosesseista. Tunnista nämä ennen kuin ne koituvat kalliiksi:

• Tositteet katoavat tai puuttuvat. Ilman asianmukaista tositetta kirjanpito ei täytä lain vaatimuksia. Lisäksi ilman kuittia tai laskua et voi vähentää kuluja verotuksessa.

• Yksityis- ja yrityskulut sekoittuvat. Moni yrittäjä käyttää samaa pankkitiliä sekä yksityisiin että yrityksen menoihin. Tämä aiheuttaa kirjanpidossa epäselvyyksiä, tekee kulujen seuraamisesta hankalaa ja voi aiheuttaa verotuksellisia ongelmia.

• ALV-virheet. Arvonlisävero on yksi yleisimmistä kirjanpidon virheiden lähteistä. ALV-virheitä voi tulla myynneissä, ostoissa, ulkomaan tapahtumissa tai vähennyskelpoisuuden arvioinnissa.

• Kirjanpito jää jälkeen. Virhe syntyy usein siitä, että kirjanpitoa ei ole pidetty ajan tasalla vuoden aikana. Kun veroilmoituksen määräpäivä lähestyy, yrittäjä alkaa vasta etsiä kuitteja, tarkistaa laskuja, selvittää yksityisottoja ja laskea kuluja.

• Vähennyskelvottomat kulut kirjataan yrityksen kuluiksi. Yksityiskäyttöön menneitä ostoksia ei voi vähentää toiminimen kirjanpidossa. Mikäli kululla on sekä yksityistä että yritystoiminnallista käyttöä, tulee tehdä jako näiden välillä.

Et todennäköisesti säästä mitään, jos teet kirjanpidon itse, mutta et tiedonpuutteen takia pysty hyötymään kaikista mahdollisista verovähennyksistä. Hyvä kirjanpitäjä sen sijaan auttaa sinua säästämään rahaa.

Ota yhteyttä Turun tilitoimistoon

Pukilla kirjanpito on automatisoitua ja tarkkaa – ja meillä on vahva paikallinen fokus Varsinais-Suomen yrityksiin. Hoidamme toiminimen kirjanpidon alusta loppuun niin, että sinä voit keskittyä omaan ydinosaamiseesi.

Ota yhteyttä – kerromme, mikä ratkaisu sopii juuri sinun tilanteeseen.